Agencias de viaje: propuestas para su formalización

Aunque el comercio electrónico y el incremento de las transacciones por internet por parte de los turistas están desplazando el contacto directo con un operador turístico, aun existe un porcentaje muy alto de turistas que contratan en el país los servicios de una agencia de viajes. También existe un grupo de personas que contacta con su agencia de viajes preferida o reconocida en su país para realizar un viaje internacional, lo cual también ya no será necesario pues en un futuro muy cercano las agencias de viaje europeas empezaran a abrir sucursales en Sudamérica proyectándose a este mercado, como es el caso de la gran empresa de viajes y turismo Viajes el Corte Inglés de España que acaba de abrir sus oficinas en Perú.

Las agencias de viajes son una pieza clave en la gran cadena de servicios que harán posible el cumplimiento de una buena experiencia de viaje para el turista. Esta cadena de servicios conformada básicamente por hoteles, restaurantes y transporte debe ser muy sólida y si esta cadena se rompe y una de las piezas falla, la experiencia de viaje puede convertirse en una pesadilla. Si usted está pensando crear una empresa que organiza viajes para turistas, debe pensar primero que es una actividad muy sensible, delicada y de gran responsabilidad, que no es posible cometer errores, o sea deberán perseguir la CALIDAD TOTAL esto quiere decir 0 ERRORES.

Las razones son varias: primero, porque se trata de atender a personas que dejan su entorno habitual para visitar un país lejano – hasta 12 horas de vuelo y en otros casos mas de 12 horas-, buscando cumplir un sueño y sentirse lo más cómodos posible, casi como en su propia casa. En segundo lugar, porque la imagen-país esta en juego cada vez que ofrecemos un servicio, porque no se trata solo de preservar una buena imagen como empresa, sino pensar que esta en juego la imagen de todo el país. El turista poco o nada se acordara de la empresa, pero lo que si recordara es como le fue en PERU en conjunto, como mirada global de la experiencia de viaje y dirá: ¡Mi viaje a Peru fue maravilloso!, ¡Cuando estuve en Perú comí excelente! En Perú me trataron muy bien! Como viajera errante por el mundo, puedo decir que no recuerdo el nombre de las empresas que me atendieron en cada país, pero si me acuerdo de la gente que me atendió en tal o cual país, por tanto me lleve una imagen del país en conjunto. Uno cuando regresa habla de la experiencia total, habla del país, por tanto mientras se dé un buen servicio la imagen estará intacta y nos podrán recomendar a otras personas. ¿Será posible que los empresarios puedan comprender esto?

En el Perú existen cerca de 2000 agencias de viaje, de estas unas 700 aproximadamente están registradas formalmente ante el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo. Existen grandes, medianas y pequeñas empresas en este rubro, pero dando un vistazo general al mercado, existe un porcentaje muy alto de pequeñas empresas. En cuanto a estas empresas, se puede detectar una impresionante inestabilidad en cuanto a la apertura y cierre de agencias de viaje en el Perú. Muchas de ellas tienen corta vida en el mercado, otras se inscriben como agencias de viaje y al final no lo son, pues solo venden pasajes o realizan actividades no relacionadas al turismo, esto sucede porque las personas que abren una empresa ignoran o no tienen conocimiento sobre lo que es realmente una empresa de turística, no conocen el sector turismo, no saben cómo es el funcionamiento de una agencia de viaje, no se asesoran previamente y al intentarlo fracasan.

Otras cubren las exigencias de los turistas contratando a terceros para que les faciliten equipos u otra infraestructura, y este panorama también se da en las regiones del Perú.

Problemática: ¿Ser una empresa formal garantiza la calidad del servicio?

Actualmente existen muchas agencias de viaje informales en Lima y provincias o como se dice en jerga popular “chicha”, de última categoría, garajes y/o “huecos” que funcionan en tiendas o pasajes, que ofrecen diversos servicios sin tener el equipamiento y la autorización para operar. Ofrecer actividades como canotaje sin tener balsas, ni chalecos, ni guías, o montañismo sin tener el equipo necesario es una irresponsabilidad mayúscula y es algo que no se puede permitir. Ofrecer un city tour sin tener un bus adecuado u ofrecer un programa de viaje completo sin verificar los servicios de alimentación, traslados y hospedajes es ofrecer un servicio de pésima calidad. Por otro lado, la mayoría de agencias de viaje en el Perú sufren de una ausencia de equipamiento idóneo para las actividades turísticas, carecen de innovación en cuanto a productos y servicios turísticos (cero innovación e investigación), no se adaptan a los nuevos requerimientos de los clientes-turistas, no se adaptan a las nuevas tendencias de los mercados nacionales e internacionales , no aplican tecnología como el comercio electrónico o internet para realizar transacciones, no son modernas, ágiles, ni proactivas, no tienen rapidez de respuesta y por ultimo no realizan una gestión de clientes. No poseen un plan de trabajo y una organización interna que les permita vender mejor y dar un buen servicio. Si bien puede parecer esta, una apreciación subjetiva (aunque se ha realizado una investigación sobre estas empresas) es una realidad que se puede comprobar viajando, sin embargo es una tarea pendiente para investigar.

El panorama de la situación de las agencia de de viajes es mucho más critico en las regiones de nuestro país porque si bien en Cusco, Puno, Arequipa y Lima han proliferado las agencias de viaje existe un porcentaje muy pequeño que cumple con los standards de calidad. Esta falta de cultura empresarial esta afectando al sector turismo. Muy pocas empresas se detienen a definir un objetivo, una meta con indicadores y convertirse en empresas mas competitivas, o sea con un valor agregado diferente a la gran masa, p. e ¿si soy una agencia de viajes y ofrezco Cusco, ofreceré al cliente lo mismo que ofrecen los demás?

A partir de este panorama lanzo algunas preguntas ¿Esta proliferación de agencias de viaje “chicha” se puede detener?, ¿Solicitarles que se corrijan, mejorará la calidad del servicio? ¿Sancionándolas mejorara el servicio? ¿Como elevar el nivel de calidad de las agencias de viaje? Lograr que todas las agencias de viaje se formalicen – esto quiere decir que estén registradas ante la Municipalidad, ante la SUNAT, ante el Ministerio de Turismo, ante todos ¿hará que estas empresas ofrezcan un buen servicio teniendo en cuenta que está en juego la vida de las personas? ¿Lograr que cumplan con todos los requisitos que estipulan las normas hará que mejore el servicio y no comentan errores?

No sé si todas estas preguntas tienen respuesta pero analizando bien estas interrogantes pienso en voz baja: FORMALIZAR UNA EMPRESA NO GARANTIZA CALIDAD Y BUEN SERVICIO, nos garantiza tener una información real sobre el número de empresas que existen y sus características, tener una estadística, pero sería bueno analizar para que serviría este dato, ¿para capacitarlas?, ¿hacerles seguimiento? pero ¿cómo? ¿Cual seria el objetivo? Retomando la idea anterior, un registro en la Municipalidad para obtener una licencia y ser “formal” no significa necesariamente que esa empresa opere con CALIDAD TOTAL- 0 ERRORES.

La cadena de la formalización se inicia en la MUNICIPALIDAD, es aquí donde la persona que desea abrir una agencia de viajes solicita una licencia de funcionamiento, luego debe acercarse a la SUNAT para registrarse como empresa contribuyente y obtener su RUC, y finalmente se acerca al MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR Y TURISMO para entregar una declaración jurada donde indica todos los datos de la empresa, la cual luego es verificada.

Si analizamos bien, la cadena empieza en la Municipalidad, lo cual a mi parecer debería empezar en el Ministerio, pues esta es la institución oficial especializada en turismo que debería dar el visto bueno de aprobación para obtener una licencia de funcionamiento para empresas turísticas. Si la empresa cumple con todos los requisitos como empresa turística: equipamiento, personal idóneo para actividades turísticas, servicios que brindará, inclusive un plan de trabajo, etc recién se le podría otorgar una licencia y si no será imposible otorgársela. Esta acción podría ser coordinada con las Municipalidades en apoyo a la calidad del servicio turístico, ¿será posible? Posiblemente con esta acción también se podría frenar la proliferación de “agencias chicha”, ¿que piensan ustedes?

Por otro lado, el consumidor, el turista, el usuario podría ayudar a que las empresas mejoren sus servicios? Yo creo que si, informando ante el INDECOPI y colocando su queja (cultura de consumidor).

Desde otro ángulo, ¿cómo se podría realizar un seguimiento al servicio que están brindando las empresas que ya están operando?

Propuestas de acción

Retomando las interrogantes que mencionamos líneas arriba, voy a intentar proponer algunas ideas y dejar otras propuestas para el debate, pues quisiera que mis lectores pudieran también compartir sus ideas y llegar a alguna idea en común para SOLUCIONAR y ACTUAR.

Estamos claros, y espero que concuerden conmigo, que impulsar que las empresa se formalicen no detendrá la mala calidad del servicio y entonces se seguirá atentando contra el turista. En este caso, la salida parece no estar en la formalización, sino en las actividades a posteriori de estas empresas.

Veamos que hacen otros países: MEXICO por ejemplo tiene un Programa llamado Moderniza. Las personas que tienen una agencia de viajes, un hotel o un restaurante recién creado deben pasar por este programa, que consiste en formar a los empresarios en temas de turismo para que sean capaces de ofrecer un servicio de calidad al turista, dándoles conceptos, técnicas y procedimientos para el brindar el servicio. Solo si la empresa aprueba esta capacitación podrá ser formal y obtener un distintivo que la diferenciara de otras. El seguimiento al servicio que brindan estas empresas, es realizada por la empresa privada y el Estado.

Otros países poseen SISTEMAS DE CALIDAD que les permite dar seguimiento a la operación de las agencias de viaje y que es liderada netamente por el sector privado. Son agrupaciones o asociaciones de empresas privadas turísticas que fiscalizan a empresas privadas turísticas para garantizar buen servicio, 0 equivocaciones. En el caso de CHILE, el Estado da normas y procedimientos que permiten dar un certificado de calidad que brinde transparencia al mercado de los servicios turísticos. En Chile, la empresa debe expresar voluntariamente su interés de incorporarse al Sistema de Calidad ante el Estado y entonces se verifica todos los antecedentes de su formalización, si no esta formalizada no puede pasar a una etapa que le daría derecho a implementar una serie de lineamientos de gestión empresarial y equipamiento para otorgarle una acreditación.

En el caso de ESPAÑA, el Instituto para la Calidad Turística Española es quien vela por la calidad de las empresas de servicios. Las empresas deben cumplir con los siguientes requisitos: garantizar la calidad de los productos y servicios que ofrecen, incrementar los clientes y lograr su fidelización, motivar a su personal, optimizar sus recursos, prevenir riesgos, y disminuir costos. Si cumple con estos requisitos la empresa recibe una promoción importante a nivel nacional e internacional.

El servicio que brindan estas empresas debe ser vigilado constantemente y posiblemente lo debe hacer la misma empresa privada (gremios, asociaciones), privados vigilando, supervisando y sancionando a privados con apoyo del Estado. Ello no solo generara confianza sino fortalecimiento empresarial que tanto se necesita. Inclusive se podría crear un Centro de Capacitación Empresarial para futuros empresarios del sector donde se podría ofrecer planes de negocio adaptados a las necesidades del sector turismo.

Iniciar operaciones como agencia de viaje es una tarea muy delicada, y es un gran reto no solo empresarialmente sino ante los turistas. ¿Que opinan ustedes?